- Mateusz Stefan

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Mateusz Stefan, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem:

ul. Krakowska 19, biuro nr 4
41-503 Chorzów
NIP: 6412497674

W sprawach dotyczących danych osobowych można skontaktować się pod adresem: kontakt@mateuszstefan.pl.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych należy korzystać z powyższego adresu kontaktowego.

2. Jakie dane mogą być przetwarzane?

Zakres danych zależy od sposobu korzystania ze strony i rodzaju kontaktu.

Kontakt i zapytania

imię i nazwisko;
adres e-mail i numer telefonu;
treść wiadomości oraz przekazane dokumenty;
informacje o sprawie, których podanie jest niezbędne do udzielenia odpowiedzi.

Rezerwacja konsultacji lub mediacji

dane identyfikacyjne i kontaktowe;
wybrany termin i rodzaj spotkania;
informacje organizacyjne przekazane w formularzu rezerwacyjnym;
dane dotyczące płatności, z wyjątkiem pełnych danych karty płatniczej, których administrator nie otrzymuje, jeżeli płatność obsługuje zewnętrzny operator.

Świadczenie usług

dane stron, uczestników postępowania, świadków i innych osób związanych ze sprawą;
dane zawarte w umowach, pismach, orzeczeniach, aktach i korespondencji;
dane finansowe, podatkowe i rozliczeniowe;
inne informacje niezbędne do wykonania zlecenia, mediacji albo ochrony prawnej.

Dane techniczne

adres IP;
typ urządzenia, system operacyjny i przeglądarka;
data i godzina połączenia;
informacje zapisane w plikach cookies i logach serwera;
dane dotyczące działania i bezpieczeństwa strony.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa prawna	Przykłady
Odpowiedź na zapytanie i działania przed zawarciem umowy	art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w pozostałym zakresie art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Kontakt telefoniczny lub e-mailowy, ocena możliwości przyjęcia sprawy, ustalenie zakresu konsultacji.
Rezerwacja i organizacja spotkania	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Ustalenie terminu, wysłanie potwierdzenia, przypomnienia i informacji organizacyjnych.
Wykonanie umowy i świadczenie usług	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	Konsultacje, przygotowanie dokumentów, mediacja i czynności związane z powierzonym zleceniem.
Rozliczenia i obowiązki prawne	art. 6 ust. 1 lit. c RODO	Faktury, ewidencje księgowe, obowiązki podatkowe i archiwizacja dokumentów wymagana prawem.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Dokumentowanie wykonania usługi, obsługa reklamacji, dochodzenie zapłaty i obrona przed roszczeniami.
Bezpieczeństwo strony i zapobieganie nadużyciom	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	Logi techniczne, wykrywanie błędów, przeciwdziałanie spamowi i próbom nieuprawnionego dostępu.
Marketing bezpośredni lub newsletter	art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli została udzielona zgoda; w odpowiednim zakresie także przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej	Wysyłanie informacji o nowych treściach lub usługach. Obecność tej podstawy nie oznacza, że newsletter jest aktualnie prowadzony.
Analityka lub inne niekonieczne cookies	art. 6 ust. 1 lit. a RODO	Analiza sposobu korzystania ze strony, jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone i użytkownik wyrazi zgodę.

Prawnie uzasadnionym interesem administratora jest w szczególności zapewnienie bezpieczeństwa strony, prowadzenie korespondencji, dokumentowanie ustaleń, ochrona przed roszczeniami i dochodzenie należności.

4. Dane szczególnych kategorii i dane dotyczące spraw karnych

W związku z charakterem spraw prawnych lub mediacyjnych dokumenty mogą zawierać dane dotyczące zdrowia, życia rodzinnego, przekonań, niepełnosprawności albo inne dane szczególnych kategorii. Mogą również pojawić się informacje dotyczące wyroków skazujących, czynów zabronionych lub postępowań karnych.

Dane szczególnych kategorii są przetwarzane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO, albo na innej właściwej podstawie przewidzianej prawem. Dane dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych są przetwarzane zgodnie z art. 10 RODO oraz właściwymi przepisami krajowymi, jeżeli jest to konieczne w związku ze sprawą.

Nie przesyłaj przez zwykły formularz większej liczby dokumentów ani szczegółowych danych wrażliwych, jeżeli nie jest to konieczne. Bezpieczny sposób przekazania dokumentacji może zostać ustalony po pierwszym kontakcie.

5. Kto może otrzymać dane?

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

dostawcy hostingu, poczty elektronicznej i obsługi technicznej strony;
dostawcy systemu rezerwacji spotkań – Cal.com;
dostawcy narzędzi do wideokonferencji, jeżeli spotkanie odbywa się online;
operatorowi płatności i bankowi, jeżeli usługa jest opłacana elektronicznie;
biuru księgowemu i podmiotom wspierającym rozliczenia;
podmiotom świadczącym usługi informatyczne, archiwizacyjne lub bezpieczeństwa;
adwokatom, radcom prawnym, aplikantom, ekspertom, tłumaczom lub innym osobom uczestniczącym w realizacji usługi – jeżeli wymaga tego sprawa i istnieje właściwa podstawa prawna;
sądom, organom ścigania, organom administracji i innym uprawnionym instytucjom – gdy wynika to z prawa lub charakteru zlecenia.

Podmioty techniczne mogą przetwarzać dane na podstawie umowy powierzenia albo jako odrębni administratorzy, zależnie od charakteru świadczonej usługi.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy narzędzi internetowych, w szczególności systemów rezerwacji, komunikacji, hostingu lub płatności, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo korzystać z podwykonawców znajdujących się w państwach trzecich.

W takim przypadku przekazanie danych powinno opierać się na mechanizmie przewidzianym w RODO, takim jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, standardowe klauzule umowne albo inna właściwa podstawa. Szczegółowe informacje o transferach realizowanych przez Cal.com znajdują się w polityce prywatności tego dostawcy.

7. Jak długo dane są przechowywane?

Zapytania, które nie doprowadziły do zawarcia umowy – przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi, a następnie przez czas potrzebny do wykazania przebiegu kontaktu i ochrony przed roszczeniami, nie dłużej niż jest to uzasadnione celem.
Dane związane z wykonaniem umowy – przez czas świadczenia usługi, a następnie do upływu okresów przedawnienia możliwych roszczeń.
Dokumenty księgowe i podatkowe – przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy.
Dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania.
Logi i dane bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zabezpieczenia strony, analizy incydentów i przeciwdziałania nadużyciom.
Dane utrwalone w aktach sprawy – przez okres uzasadniony charakterem sprawy, obowiązkami zawodowymi, rozliczeniami i ochroną praw administratora lub klienta.

Okres może zostać wydłużony, jeżeli dane są potrzebne w toczącym się postępowaniu, do wykonania obowiązku prawnego albo do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Jakie prawa przysługują osobie, której dane dotyczą?

W granicach wynikających z RODO przysługuje prawo do:

dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
usunięcia danych;
ograniczenia przetwarzania;
przenoszenia danych, gdy podstawą jest zgoda lub umowa, a przetwarzanie jest zautomatyzowane;
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niektóre prawa nie mają charakteru bezwzględnego. Przykładowo żądanie usunięcia danych może nie zostać zrealizowane, jeżeli dalsze przechowywanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

W celu realizacji praw należy napisać na adres kontakt@mateuszstefan.pl. Przed realizacją żądania administrator może poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość wnioskodawcy.

9. Czy podanie danych jest obowiązkowe?

Podanie danych jest co do zasady dobrowolne, ale może być niezbędne do udzielenia odpowiedzi, dokonania rezerwacji, zawarcia umowy, przeprowadzenia konsultacji lub wykonania obowiązków rozliczeniowych.

Niepodanie wymaganych danych może uniemożliwić kontakt, rezerwację albo świadczenie usługi.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane nie są wykorzystywane do podejmowania wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

Techniczne narzędzia mogą automatycznie wysyłać potwierdzenia, przypomnienia lub komunikaty związane z rezerwacją, lecz nie stanowi to zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

11. Pliki cookies i podobne technologie

Strona może korzystać z plików cookies, czyli niewielkich informacji zapisywanych na urządzeniu użytkownika.

Cookies niezbędne

Są potrzebne do prawidłowego działania, bezpieczeństwa, obsługi sesji i podstawowych funkcji strony. Mogą być stosowane bez odrębnej zgody, gdy są niezbędne do wykonania usługi żądanej przez użytkownika.

Cookies funkcjonalne, analityczne lub marketingowe

Jeżeli takie technologie zostaną wdrożone, powinny być uruchamiane dopiero po uzyskaniu odpowiedniej zgody, chyba że przepisy pozwalają na ich użycie bez zgody. Użytkownik powinien mieć możliwość zmiany decyzji w ustawieniach cookies.

Treści zewnętrzne

Osadzone narzędzia, takie jak kalendarz Cal.com, mogą korzystać z własnych cookies lub podobnych technologii. Zasady ich stosowania określa również polityka prywatności właściwego dostawcy.

Cookies można także usuwać lub blokować w ustawieniach przeglądarki. Ograniczenie cookies niezbędnych może jednak spowodować, że część funkcji strony lub system rezerwacji nie będą działać prawidłowo.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do charakteru danych i ryzyka, w szczególności ograniczenie dostępu, zabezpieczenia kont, aktualizacje oprogramowania, kopie bezpieczeństwa i szyfrowanie transmisji danych, gdy jest dostępne.

Żadna metoda przesyłania danych przez internet nie zapewnia całkowitego braku ryzyka. Z tego względu przez zwykły formularz lub e-mail nie należy przesyłać obszernych akt sprawy ani danych szczególnie wrażliwych bez wcześniejszego ustalenia bezpieczniejszego sposobu przekazania dokumentów.

13. Linki i usługi zewnętrzne

Strona może zawierać odnośniki do innych serwisów lub osadzone narzędzia, w szczególności system rezerwacji Cal.com. Zewnętrzni dostawcy mogą prowadzić własne przetwarzanie danych zgodnie ze swoimi politykami prywatności.

Przed skorzystaniem z serwisu zewnętrznego warto zapoznać się z jego zasadami ochrony danych.

14. Zmiany polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianami prawa, sposobu działania strony, wykorzystywanych narzędzi lub zakresu usług. Aktualna wersja będzie publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji.